Jede Mail hat genau eine Handlung, ein Datum im Betreff und einen Menschen mit Namen am Ende. Wer alles erledigt hat, bekommt keine Erinnerung — das ist der Unterschied zwischen einer Erinnerung und einer Belästigung.
Acht Regeln, die jede Mail trägt
Die Vorlagen folgen dem, was sich an Hochschulen im In- und Ausland durchgesetzt hat. Jede Regel löst ein Problem, das sonst zuverlässig auftritt:
- Ein Datum im Betreff
- Die Frist steht im Postfach, ohne dass jemand die Mail öffnet.
- Eine Handlung je Mail
- Anmelden. Größe angeben. Zurückgeben. Nicht drei Dinge gleichzeitig.
- Preis und Inhalt in einem Satz
- Was kostet es, was ist drin — sonst kommen Rückfragen statt Bestellungen.
- Größen konkret erfragen
- Körpergröße und Kopfumfang. „Ihre Größe" allein führt zu Konfektionsgrößen, die uns nicht helfen.
- Ort und Uhrzeit für Ausgabe und Rückgabe
- Beides in dieselbe Mail. Die Rückgabe erst am Tag danach zu nennen, ist zu spät.
- Folge sachlich nennen
- „Nach der Frist nur nach Verfügbarkeit" wirkt. Drohungen wirken nicht besser und beschädigen den Anlass.
- Ein Mensch mit Namen
- Namentlicher Kontakt mit Telefonnummer — nicht „das Dekanat".
- Private Adresse erbitten
- Hochschul-Adressen werden nach dem Abschluss abgeschaltet. Genau dann kommen die Fotos und die Rückgabe-Erinnerung.
Ihre Fachschaft duzt? Dann ersetzen Sie „Sie" durch „Du" und „Liebe Absolventinnen und Absolventen" durch „Liebe Absolvent:innen" — der Aufbau bleibt. Die Fristen und Meilensteine stehen im Planungs-Leitfaden.
01Ankündigung der Talar-Bestellung
Versand Woche 12, Frist Woche 8. Diese Mail entscheidet über Ihre Quote. Sie geht an alle Absolvent:innen des Jahrgangs, auch an die noch nicht Angemeldeten.
Betreff: Ihr Talar für die Absolventenfeier am [Datum] — Anmeldung bis [Frist] Liebe Absolventinnen und Absolventen des Jahrgangs [Jahr], am [Wochentag, Datum] feiern wir Ihren Abschluss im [Ort]. Auf der Bühne tragen alle Absolventinnen und Absolventen den Talar der [Fakultät] — [Pflicht: "das gehört zu unserer Feier" / optional: "wir empfehlen es für ein gemeinsames Bild und Ihr Bühnenfoto"]. So einfach ist es: Sie melden sich bis [Frist] im Portal an und geben Ihre Körpergröße und Ihren Kopfumfang an. Den Talar mit Hut, Quaste [und Schärpe] erhalten Sie am Feiertag ab [Uhrzeit] im Foyer — angezogen wird vor Ort, mit Hilfe. Nach der Feier geben Sie ihn bis [Uhrzeit] am selben Ort zurück. Die Miete kostet [Preis]. [Wer den Talar behalten möchte, kann ihn für [Preis] erwerben.] Wer den Beitrag nicht aufbringen kann, schreibt vertraulich an [Name] — wir finden eine Lösung. >> Jetzt anmelden und Größe angeben: [Link] Bitte hinterlegen Sie eine private E-Mail-Adresse: Ihre Hochschul-Adresse läuft nach dem Abschluss ab, und die Fotos sollen Sie erreichen. Mit herzlichen Grüßen [Name], [Funktion], Dekanat [Fakultät] [Telefon] · [E-Mail] — — — Feier: [Datum], [Ort] Ausgabe: ab [Uhrzeit], [Ort] Rückgabe: bis [Uhrzeit], am selben Ort Miete: [Preis] · Frist: [Datum] Fragen: [Name], [Telefon]
02Erinnerung, sieben Tage vor der Frist
Versand Woche 9. Nur an die, bei denen etwas fehlt — in zwei Fassungen. Wer angemeldet ist und die Größe hinterlegt hat, bekommt diese Mail nicht.
Fassung A — noch nicht angemeldet
Betreff: Noch 7 Tage: Talar und Anmeldung bis [Wochentag, Datum] Liebe Absolventinnen und Absolventen, am [Wochentag, Datum] schließt die Anmeldung zur Absolventenfeier am [Datum]. Ihre Anmeldung fehlt noch — mit der Größenangabe für Ihren Talar. Zwei Minuten: [Link] Nach dem [Datum] können wir Talare nur nach Verfügbarkeit ausgeben, und Ihr Name kann nicht mehr ins Programmheft. Fragen? [Name] · [Telefon] · [E-Mail] Herzliche Grüße [Name], Dekanat [Fakultät]
Fassung B — angemeldet, Größe fehlt
Betreff: Noch 7 Tage: Ihre Talargröße fehlt Liebe Absolventinnen und Absolventen, Sie sind zur Feier am [Datum] angemeldet — es fehlt nur Ihre Größe (Körpergröße und Kopfumfang), damit Ihr Talar am Tag passt. Zwei Minuten: [Link] Ohne Größenangabe können wir am [Datum] nur eine Standardgröße bereitstellen. Fragen? [Name] · [Telefon] · [E-Mail] Herzliche Grüße [Name], Dekanat [Fakultät]
03Rückgabe, am Tag nach der Feier
Versand Tag 1 nach der Feier, morgens. Nur an die, deren Set noch offen ist. Das Versäumnis ist fast immer Vergesslichkeit im Feiertrubel — die Mail bleibt entsprechend freundlich und nennt drei Wege statt einer Drohung.
Betreff: Danke für gestern — Ihr Talar fehlt noch (Rückgabe bis [Datum]) Liebe/r [Vorname Nachname], gestern war ein guter Tag — herzlichen Glückwunsch zum Abschluss. Nach unserer Liste ist Ihr Talar-Set [Nr.] noch nicht zurück. Drei Wege: Im Haus: [Ort, Raum], [Wochentage, Uhrzeiten] bis [Datum] Per Post: [Adresse], bitte in der Originaltasche Im Dekanat: [Raum], zu den Öffnungszeiten Bis [Datum] bleibt es bei der Miete. Danach berechnen wir [Betrag laut Vereinbarung] — das möchten wir vermeiden. Die Fotos vom Tag kommen in den nächsten Tagen per Link an diese Adresse. Danke und herzliche Grüße [Name], Dekanat [Fakultät] [Telefon] · [E-Mail]
04Dank und Fotos, an alle
Versand Tag 2, sobald die Galerie steht. Diese Mail wird gelesen wie kaum eine zweite. Sie ist der richtige Ort für die Alumni-Einladung — und für den Hinweis auf das Erinnerungsstück, wenn Sie eines anbieten.
Betreff: Ihre Fotos von der Absolventenfeier am [Datum] Liebe Absolventinnen und Absolventen, danke für einen schönen Tag. Die Bilder sind fertig: >> Zur Galerie: [Link] Die Fotos sind für Sie kostenlos. Wenn Sie mögen, bleiben Sie uns als Alumni verbunden: [Link] [Optional: Ihr Memorybook und Ihr Abschluss-Reel kommen in den nächsten Wochen.] Herzliche Grüße [Name], Dekanat [Fakultät]
Wann welche Mail geht
- Woche 16
- Save-the-date
- Woche 15
- Anmeldeportal öffnet
- Woche 12
- Mail 1 — Ankündigung Talar
- Woche 9
- Mail 2 — Noch 7 Tage (nur wo etwas fehlt)
- Woche 8
- Bestellschluss
- Woche 3
- Info-Mail — Ankunft, Parken, Rückgabe-Regel
- Tag +1
- Mail 3 — Rückgabe (nur Offene)
- Tag +2
- Dank und Fotolink (alle)
Wir schreiben mit
Sagen Sie uns Ihren Termin und Ihre Fristen — wir setzen die Platzhalter ein und stimmen die Mails auf Ihren Ablauf ab. Mo–Fr 09:30–16:30 Uhr unter +49 871 97 40 734-0.
