Eine Abschlussfeier hat einen festen Termin und viele Beteiligte. Dieser Plan rechnet rückwärts vom Feiertag, benennt für jede Aufgabe eine Rolle und ein Ergebnis — und setzt die Robe an sieben Stellen als festen Anker, damit am Tag alles im Foyer liegt, in der richtigen Größe, und abends wieder zurückkommt.
Ihr Zeitplan mit echten Daten
Tragen Sie den Termin Ihrer Feier ein — dann steht statt „Woche 12" ein Datum, das Sie in den Kalender übernehmen können. Die 22 Meilensteine lassen sich als Kalenderdatei herunterladen, jeweils mit einer Erinnerung drei Tage vorher. Gerechnet wird in Ihrem Browser; wir sehen nichts davon.
So lesen Sie den Plan
Die Wochen zählen rückwärts: Woche 20 ist zwanzig Wochen vor der Feier, Tag T der Feiertag, Woche +1 die Woche danach. Wer später startet, zieht Phase 1 zusammen — die Robe-Meilensteine RM1 bis RM7 bleiben. Die Fristen sind Empfehlungen aus der Praxis vieler Hochschulen; die Zahlen Ihrer Feier (Preise, Kontingente, Uhrzeiten) stehen in Ihrem Angebot und Ihrem Ablaufplan.
Die Rollen
- DEK
- Dekanat / Fakultätsverwaltung — Gesamtleitung, Budget, Reden
- PA
- Prüfungsamt — Absolventenliste, Zeugnisse und Urkunden
- FS
- Fachschaft — Helfer:innen, Party, Social Media
- AL
- Alumni-Büro — Einladung, Beitritt, Fotobooth
- HM
- Hausmeister / Gebäudemanagement — Raum, Bestuhlung, Technik, Parken, Sicherheit, Reinigung
- PR
- Pressestelle / Hochschulkommunikation — Livestream, Fotos, Einwilligungen
- FOTO
- Fotograf:in
- CF
- College Fashion — Talare, Vor-Ort-Service, Rücknahme, meaning moments
- CAT
- Catering
- SAN
- Sanitätsdienst / Sicherheit
Die sieben Robe-Meilensteine
- RM1Woche 20–18
- Talar-Entscheid und Anfrage: Pflicht oder optional, Verleih oder Kauf, Ausgabe vor Ort
- RM2Woche 12
- Größenerfassung im Anmeldeportal und Mail 1 „Ankündigung Talar"
- RM3Woche 9 → 8
- Mail 2 „Noch 7 Tage" und harter Bestellschluss
- RM4Woche 6
- Verbindliche Stückzahl je Grad, Größe und Farbe (+ 5 % Reserve + Lehrende); Ausgabe- und Rücknahmefenster fixiert
- RM5Woche 1
- Lieferung, Ausgabeplan in Zeit-Slots, Ersatztalare
- RM6Feiertag
- Ausgabe im Foyer mit Ankleidehilfe, Rücknahme am selben Abend
- RM7Woche +1
- Mail 3 an Nicht-Rückgeber:innen, Rest-Rückgabe bis Tag 7, Abrechnung
Die drei Mails aus RM2, RM3 und RM7 stehen fertig formuliert unter Vorlagen für Ihre Mails; das Budget rechnen Sie mit dem Kostenrechner.
01Fundament · Wochen 20–17
Termin, Raum, Verantwortliche, Budget. Was hier steht, lässt sich später nicht mehr nachholen.
| Woche | Aufgabe | Wer | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 20 | Termin fixieren; Kollisions-Check mit Prüfungsphasen, Feiertagen, Hochschulfesten und dem Semesterbeginn der Folgejahrgänge | DEK | Termin-Beschluss |
| 20 | Organisationsmodell festlegen (Dekanat, Fachschaft oder zentrale Stelle) und Gesamtleitung benennen | DEK | Verantwortlichen-Matrix: Rolle · Name · Vertretung |
| 20 | Raum und Ausweichraum buchen; Kapazität = Absolvent:innen × (1 + Gästekontingent) | DEK / HM | Raumbuchung, Bestuhlungsplan-Entwurf |
| 19 | Event-Brief: Ziele, Zielgruppen, Programm-Skelett (Grußwort, Absolventenrede, Urkunden, Hütewerfen, Empfang), Dauer 90–120 Minuten | DEK | Event-Brief, eine Seite |
| 19 | Budget aufstellen mit 10 % Puffer; Finanzierungsmodell klären (Gästebeitrag, Fakultät, Alumni, Sponsoring) | DEK | Budgetblatt v1 — siehe Kostenrechner |
| 18 | RM1Talar-Entscheid: Pflicht, optional oder Foto-Requisite; Verleih oder Kauf; Ausgabe vor Ort; Set-Umfang (Talar, Hut, Quaste, Schärpe in Fakultätsfarbe) | DEK + CF | Angebot mit Stückzahl-Korridor, Ausgabe- und Rücknahmefenster, Verlustregel |
| 18 | Fotograf:in, Musik und Catering anfragen (drei Angebote); Livestream ja oder nein | DEK / PR | Angebotsvergleich |
| 17 | Kick-off aller Rollen; diesen Zeitplan verabschieden; Sitzungsrhythmus alle zwei Wochen | DEK | Protokoll, Zeitplan v1 |
| 17 | Datenschutz: Rechtsgrundlage für die Einladung an Ex-Studierende klären — Hochschul-Adressen laufen nach dem Abschluss ab, private Adressen erbitten | AL / DEK | Datenschutz-Vermerk |
02Einladung und Anmeldung · Wochen 16–11
Wer eingeladen wird, wie angemeldet wird, und was im Formular stehen muss, damit am Tag nichts fehlt.
| Woche | Aufgabe | Wer | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 16 | Absolventenliste nach Stichtag ziehen (z. B. Abschluss bis 31.05. oder Notenfeststellung im Kalenderjahr) | PA | Einladungsliste plus Nachrücker des Vorjahres |
| 16 | Save-the-date an Absolvent:innen (Hochschul- und private Adresse) und Lehrende; Website-Seite live | DEK / PR | Save-the-date, Landingpage |
| 15 | Anmeldeportal öffnen (Fenster Woche 15 bis 8). Pflichtfelder: Name wie verlesen plus Aussprache, Foto, Titel der Abschlussarbeit, Gästezahl, Barrierefreiheitsbedarf, private E-Mail, Foto-Einwilligung, Talar ja/nein mit Körpergröße und Kopfumfang | DEK / PA | Formular und Datenblatt |
| 14 | Talare für Lehrende und Dekanat abfragen (Größe, Grad) | DEK + CF | Liste Lehrende |
| 13 | Programm-Inhalte: Redner:innen anfragen, Absolventenrede ausschreiben, Preise und Ehrungen definieren | DEK / FS | Programm v1 |
| 12 | RM2Mail 1 „Ankündigung Talar" an alle Angemeldeten und noch Unangemeldeten; Größenberatung anbieten (Größentabelle oder Anprobetag) | DEK + CF | Mail 1 — Vorlage liegt bei |
| 12 | Barrierefreiheit planen: Gebärdensprachdolmetscher:in, Induktionsschleife, Untertitel im Livestream, Rollstuhlplätze mit Begleitperson, Bühnenrampe, Ruheraum | DEK / HM | Barrierefreiheits-Plan |
| 11 | Zwischenstand der Anmeldungen; persönlicher Nachfass an Nicht-Angemeldete über Betreuer:innen und Fachschaft | DEK / FS | Quoten-Report |
03Bestellung und Programm · Wochen 10–6
Die Fristen, an denen alles hängt: Anmeldeschluss, Stückzahl, Programmheft.
| Woche | Aufgabe | Wer | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 10 | Gästekontingent und Beiträge festlegen; Zahlweg (Überweisung mit 14-Tage-Frist oder Ticketsystem) | DEK | Beitragsregel |
| 9 | RM3Mail 2 „Noch 7 Tage" — Anmeldung und Talar, nur an die, bei denen etwas fehlt | DEK + CF | Mail 2 — Vorlage liegt bei |
| 8 | RM3Harter Anmelde- und Talar-Bestellschluss. Nachzügler nur nach Kapazität | DEK | Endliste Absolvent:innen, Größenliste |
| 8 | Catering-Headcount: Absolvent:innen + Gäste + Team + 5–10 % Reserve | DEK / CAT | Bestellung |
| 7 | Programmheft: Namen final (Schreibweise prüfen), Reihenfolge = Sitzordnung = Verlesung; Druckfreigabe in Woche 6 | DEK / PA | Programm-PDF freigegeben |
| 6 | RM4Verbindliche Stückzahl an College Fashion je Grad, Größe und Farbe plus 5 % Reserve und Lehrende; Ausgabezeit, Ausgabeort (Foyer), Rücknahmeort und -zeit fixieren | DEK + CF | Auftragsbestätigung, Ausgabeplan |
| 6 | Alle Dienstleister rückbestätigen (Foto, Musik, Catering, Technik, Livestream) | DEK | Bestätigungsliste |
| 6 | Sicherheit und Sanität: Sanitätsdienst, Fluchtwege, Kapazität, Verbotsliste (Konfetti, Ballons, Kinderwagen im Saal), Taschenregel | HM / SAN | Sicherheitsvermerk |
04Feinschliff · Wochen 5–2
Minutenplan, Namen, Helfer:innen, Technik — und das Krisenblatt, das hoffentlich niemand braucht.
| Woche | Aufgabe | Wer | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 5 | Ablaufplan minutengenau: Aufbau, Talar-Ausgabe, Einlass, Festakt, Foto, Empfang, Rücknahme, Abbau; Moderations-Skript | DEK | Ablaufplan v1, Skript |
| 5 | Krisenblatt: Kurzfassung des Programms (minus 40 Minuten), Go/No-Go-Regel mit Entscheider:in und Uhrzeit, Gästekanal (Website-Banner) | DEK | Krisenblatt, eine Seite |
| 4 | Namenskarten mit Aussprache drucken; Reihenfolge prüfen; Ansager:in probt die Namen | DEK / PA | Namenskarten |
| 4 | Auftrag an den Hausmeister: Bestuhlung, Bühne, Rampe, Technik, Garderobe, Beschilderung, Parken, Reinigung, Öffnungszeiten | HM | Auftrag bestätigt |
| 3 | Info-Mail an Absolvent:innen und Familien: Ankunftszeit (Talar-Träger:innen zwei Stunden, Gäste 45 Minuten vorher), Parken und ÖPNV, barrierefreier Eingang, Verbotsliste, Rückgabe-Regel, Störungskanal | DEK | Info-Mail |
| 3 | Fotograf-Briefing: Bühnenfoto je Urkunde, Gruppenfoto, Hütewerfen, Fotobooth; Bilder binnen 48 Stunden; Einwilligungslage | FOTO / PR | Shotlist |
| 2 | Briefing aller Rollen und Helfer:innen: Check-in, Ordner, Talar-Ausgabe, Zeitnehmer, Bühnenlift | DEK / FS | Briefing-Protokoll, Rollenkarten |
| 2 | Generalprobe mit Technik: Ersatzmikrofon, Notstrom für Ton und Stream, Livestream-Test | HM / PR | Technik-Checkliste |
05Feiertag · Woche 1 bis Tag T
Der Tag selbst, rückwärts vom ersten Einlass.
| Woche | Aufgabe | Wer | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| W 1 | RM5Lieferung im vereinbarten Anlieferungsfenster; Ausgabeplan nach Alphabet oder Grad in Zeit-Slots; Ersatztalare in zwei Größen; Notfallbox mit Sicherheitsnadeln und Ersatzquasten bereithalten | CF + HM | Anlieferschein, Slot-Plan |
| T −3 h | Onsite-Briefing (15 Minuten); Krisenblatt und zwei laminierte Skripte am Bühnenrand | DEK | — |
| T −2,5 h | RM6Talar-Ausgabe im Foyer mit Ankleidehilfe; Check-in und Namenskarte; Sektempfang | CF + FS | Ausgabeliste |
| T −1 h | Fotoslots für Einzel- und Familienfotos; Einlass Gäste; barrierefreie Plätze mit Begleitperson | FOTO / FS | — |
| T | Festakt 90–120 Minuten; Regel für Urkunden (echt oder Mappe); Hütewerfen im Freien nur bei Go | DEK | — |
| T +0 bis +3 h | RM6Empfang; Alumni-Fotobooth und Beitritt; Rücknahme der Talare am selben Ort bis zur vereinbarten Uhrzeit (bewährt: 20:00 Uhr) mit Quittung | CF + AL | Rücknahmeliste, Fehlbestand |
| T +3 h | Abbau, Raumübergabe, Fundsachen; Fehlbestand-Liste ans Dekanat | HM / CF | Übergabeprotokoll |
06Nachbereitung · Wochen +1 bis +4
Was in der ersten Woche danach passiert, entscheidet über die Feier im nächsten Jahr.
| Woche | Aufgabe | Wer | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| +1 (Tag 1) | RM7Mail 3 „Danke — Ihr Talar fehlt noch" nur an Nicht-Rückgeber:innen; Rest-Rückgabe bis Tag 7 | CF + DEK | Mail 3 — Vorlage liegt bei |
| +1 | Fotos: Galerie-Link binnen 48 Stunden; Dankesmail an alle mit dem Link | FOTO / PR / DEK | Galerie-Link |
| +1 | Debrief (60 Minuten) innerhalb von zwei Tagen: Ziele erreicht? Was lief gut? Was verbessern? Dienstleister bewerten (Pünktlichkeit, Qualität, Kommunikation, Flexibilität) | DEK, alle Rollen | Debrief-Protokoll |
| +2 | Rechnungen, Budget-Ist gegen Plan, Beitragsabrechnung, Restbudget | DEK | Budget-Abschluss |
| +2 bis +4 | Optional: Memorybook und Abschluss-Reel aus Bühnenfotos, Gruppenbild, Hütewerfen; Alumni-Aufnahme | CF + AL | meaning moments |
| +4 | Zeitplan fürs nächste Jahr aus den Ist-Daten fortschreiben: Quoten, Größenverteilung, Rückgabequote; Datenlöschung nach Datenschutz-Regel | DEK + CF | Zeitplan v(n+1), Kennzahlenblatt |
Kommunikation im Überblick
Neun Kontakte, jeder mit genau einer Handlung. Wer alles erledigt hat, bekommt keine Erinnerung.
- Woche 16
- Save-the-date
- Woche 15
- Anmeldeportal offen
- Woche 12
- Mail 1 — Ankündigung Talar
- Woche 9
- Mail 2 — Noch 7 Tage
- Woche 8
- Bestellschluss
- Woche 3
- Info-Mail — Ankunft, Parken, Rückgabe
- Tag +1
- Mail 3 — nur an Nicht-Rückgeber:innen
- Tag +2
- Dank und Fotolink an alle
- Woche +4
- Memorybook und Reel (optional)
Das Krisenblatt — eine Seite, in Woche 5
Eine Feier geht selten auf der Bühne schief, sondern in den Details. Das Krisenblatt hält auf einer Seite fest, was in den ersten dreißig Sekunden einer Störung zu tun ist:
- Kurzfassung des Programms: welche Reden und Musikstücke entfallen, damit 40 Minuten in 30 Sekunden gestrichen sind und alle Absolvent:innen trotzdem über die Bühne gehen.
- Go/No-Go-Regel: wer entscheidet über Ausweichraum oder Verschiebung, bis wann — schriftlich, mit Uhrzeit.
- Ein Gästekanal: Website-Banner oder SMS-Liste, über den die Entscheidung alle erreicht.
- Notstrom und Ersatzmikrofon am Pult; das Skript liegt zweimal laminiert bereit.
- Sitzblock → Schutzraum: bei Außenanteilen eine Tabelle, welcher Block wohin geht.
- Notfallbox: Sicherheitsnadeln, Ersatzquasten, Gaffer-Tape — und die Ersatztalare in zwei Größen, die wir mitbringen.
- Absolvent:innen zuerst beim Auszug: Ordner halten die Gästegänge, bis die letzte Reihe draußen ist.
- Störungsprotokoll binnen 24 Stunden — es fließt in den Debrief.
Sie planen eine Feier?
Wir gehen den Plan mit Ihnen durch und setzen die Meilensteine auf Ihren Kalender — Mo–Fr 09:30–16:30 Uhr unter +49 871 97 40 734-0. Als PDF zum Ausdrucken: Planungs-Leitfaden (PDF).
Stand: September 2026 · EXTRA Group GmbH, LandshutNach oben ↑
